管理评审问题改进情况说明

1.如何跟踪验证管理评审的改进

由于管理评审一般只对重大的、全局性的问题做出决策，对管理评审提出的改进措施进行跟踪验证不同于内部审核中发现的不符合项纠正措施的跟踪验证。

（1）最高管理者签发管理评审报告管理评审的现场会议结束后要形成决议，明确管理评审中提出的问题以及针对该问题采取的对策和措施，对相关责任部门提出要求，经最高管理者签发后发布0(2) 制定改进措施实施表由企业质量主管制定改进措施实施日程表，明确责任部门、责任人、要达到的要求和完成期限。（3）对改进措施的实施情况进行跟踪按要求组织责任部门进行改进，并对改进措施的实施情况进行跟踪。

验证结束后应形成验证报告，向最高管理者报告。（4）对改进措施的实施效果进行评价，获得改进措施是否切实有效的结论管理评审确定下来的事项并非每件都需要立即验证，例如人力资源的改善、组织结构的调整等，这些工作进人实施阶段后，需要相对较长时间才能完成和表现出效果。

对这样一类改进措施的有效性评价，往往可以在下一次管理评审中进行。

2.如何提高管理评审有效性

1.正确认识管理评审的性质是有效开展管理评审的前提管理评审旨在识别质量管理体系及质量方针和质量目标有无变更的需要，以进一步改进，满足相关方的需要。

如果说内审是检查是否按“要求”办事，管理评审就是检查这些“要求”是否适宜，是否有改进的需要，以及如何实施改进。管理评审应主要围绕质量管理体系的适宜性、充分性、有效性，重点围绕“质量方针”、“质量目标”等顶层要素开展活动。

但有些组织的管理评审仅仅停留在汇报、分析标准要素和程序文件的执行等低层次问题上，而对组织的质量方针、质量目标、管理组织结构、管理方式等是否适应组织内部、外部的环境变化，对在市场中所处的水平是否适合本组织的实际情况不作分析和评价，从而无法对组织的质量方针、质量目标和质量体系运行是否持续适宜、充分和有效做出结论，也很难针对评审的目的提出需要改进的问题。因此，最高管理者和参加管理评审的所有人员都必须明确管理评审的目的，围绕目的进行评审。

管理评审应该从满足顾客的期望和要求这一视角出发，审视存在的问题，使管理层做出改进的决策，参与管理评审的人员一定要本着改进工作的态度参与管理评审活动，而不能一味歌功颂德或推卸责任。2.周密策划和精心准备是组织管理评审的基础2.1输入策划方面管理评审会前准备中最重要的工作就是策划好要求哪个部门提供哪些输入。

如果输入不充分、不到位，评审的依据就先天不足，必然导致输出不足，甚至失效，从而失去了评审的意义。标准中要求的7大项输入只是最基本的要求，实施中要考虑这些输入是否能充分体现体系运行效果并足以暴露问题。

为保证管理评审的全面性和对组织持续发展的有效贡献，在突出生产经营管理的各过程环节的逻辑关系的同时，应努力把组织决策、企业文化、管理信息系统、部门协调和合作、顾客服务等深刻影响组织经营和未来发展潜力的重要因素的相关资料作为管理评审的输入，如顾客提出的新要求，服务行业“微笑服务”的推行情况，政府机关的“首诉负责”落实情况等。即使策划和确定管理评审输入时只考虑GB/T19001要求的7项输入，输入信息及相关资料的翔实程度、深入程度也会有所不同。

针对“审核结果”输入，较好的管理评审输入除了提供内外审的审核结果和整改情况外，还应分析不合格项主要集中在哪几个过程及其原因，未来的质量工作重点应集中在哪些方面。再比如“顾客反馈”输入，通常要求提供顾客满意度数据及分析，但这些统计数字是否能够全面说明问题？是否存在碍于情面的“虚假繁荣”现象？较好的输入还应考虑顾客非正式的投诉和抱怨，例如口头抱怨、间接抱怨等，甚至顾客当前和未来的需求与期望。

2.2程序安排方面组织一般于每年初发布年度评审计划，初步列出管理评审的目的、时间及各部门需要提供的输入材料。尤其是需要各部门提供统计分析数据时，越早提出需求越有利于数据的收集，如需要生产部门的“产品质量波动情况分析”，没有长期的数据积累是无法提供的。

会议组织者提前发布评审通知，提出会议的具体安排和材料要求，最好会前一周收集齐各部门的输入材料，呈报最高管理者和管理者代表。提前收集材料的目的有两个：一是管理者能预知会议情况，提高管理评审的效率和针对性；二是针对不适宜的输入材料予以退回修改。

此外，还应注意要求各部门在提出问题的同时提出相应的建议。3.把握主题和适当引导是开好管理评审会的关键最高管理者主持管理评审会议时，应讲明会议的目的、意义和要求，把握会议的主题和重点，组织好与会者的发言和讨论。

有些汇报人员往往避重就轻或抓不住主要问题，比如，体系运行中存在的问题大多数是现场标识实施不好、文件发放记录不齐全、质量记录不规范等。而对质量管理体系是否适宜、充分和有效，以及质量方针、目标的实现情况却很少讨论或没有讨论。

管理层应对此进行引导，避免漫无边际的泛谈，将管理评审讨论的重点放在影响产品质量的关键问题、长期存在的质量问题、质量体系运行中的系统问题上，分析深层次原因，提出和讨论解决问题的思路和主要措施。这些问题，往往是受内、外部因素的影响而难以解决的，或是需要较大投入才能解决的问题，这就需要最高管理者根据组织自身的能力和需要，协调外部因素，采取纠正措施，解决内部存在的问题。

管理者代表向会议作的书面报告也应突出对质量管理体系运行中存在主要问题的分析，引导与会人员紧紧围绕着会议主题展开深入的讨论，最终达成共识，明确改进方向。不能寄希望于一次评审会议可以解决质量管理体系的所有问题，对于复杂的问题可以会后专题讨论或分期解决，循序渐进，但会后专题讨论的内容也要留有记录，作为管理评审的输出。

4.明确输出和跟踪验证是管理评审取得实效的保证管理评审是否有效主要看通过管理评审是否寻找到改进的需求，改进的领域和切入点是否适宜，改进的措施、方法、手段是否适宜、充分，最终要达到持续改进。输出一定要与评审会上发现的主要问题一致，不能发现问题后治标不治本地给出部分解决办法，如针对“近期第四层办公楼。