1.机关文书档案“归档说明”如何写

机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。

建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。

具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。第二部分归档情况，主要写如下内容：一、归档组织形式及分工情况；二、选择运用分类方法；三、归档排列与编号方法；四、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；五、重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间等；六、形成电子档案情况。

2.如何写整理档案的文书报告

2008年度文书档案整理报告

2008年文书档案根据文件的重要性程度，分为永久卷，长期卷，短期卷，共计35卷，其中永久8卷，长期10卷，短期17卷。

公司重大人事调整、股东会、董事会和经理办公会议记录，重大决议、经营方案、规划等列为永久卷范围；上级文件、年度总结、计划等列为长期卷；一般性会议通知、文件、汇报材料等列为短期卷。现已按永久卷，长期卷，短期卷初步整理分类，接下来去粗求精，分册装订，撰写目录等，预计7月20日前完成全部工作。

这次2008年度文书档案整理工作对我来说是第一次尝试，我将努力做好，同时这一工作得到了办公室张主任的大力支持和鼓励。但是，整理工作也遇到一些困难：如各部门交来的材料不全，文件缺损，希领导给予督促有关部门大力合作，帮助我完成公司2008年度文书档案整理工作。

3.如何管理文件档案

转载文件档案立卷归档制度1.1立卷归档范围及整理方法 1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围 1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档。

1.1.1.2不宜由各部门保管，应直接交存档案室的文件材料。 1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。

1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。 1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。

1.1.1.6工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。 1.1.1.7各类财务资料由财务部门负责归档保管。

1.1.2档案整理方法 1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交， 在积累过程中要做好原始文件的登记工作。 1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。

1.2档案立卷归档流程1.3档案分类与归档范围 1.3.1分类说明 凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 1.3.2文书档案的编号标准1.3.3声像档案的编号标准1.3.4档案密级分类 1.3.4.1密级档案 是指依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。

1.3.4.2非密级档案 是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。 1.3.4.3档案的密级分为四级 绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案 1.4归档要求 1.4.1归档文件材料的质量要求 1.4.1.1必须是原件、正本，符合文件格式 1.4.1.2必须签字、审批手续完备，字迹清楚，图面整洁 1.4.1.3必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理 1.4.1.4是传真件的应复印后以复印件归档 1.4.1.5要用耐久的字迹材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止采用 圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易退色的字迹材料。

2 档案整理及维护制度 2.1档案整理工作原则及内容 2.1.1档案整理工作的原则 2.1.1.1档案的整理应该充分利用原有资料作为整理的基础。 2.1.1.2档案的整理必须保持文件之间的历史联系 2.1.1.3档案的整理必须便于保管和利用 2.1.2档案整理工作的内容 2.1.2.1系统排列和编目 2.1.2.2局部整理 2.1.2.3全过程整理 2.2档案维护的要求 2.2.1维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整） 2.2.2维护档案的安全性（物质的安全和法律的安全）3 档案借阅和复制管理制度 3.1档案借阅审批权限和借阅范围 3.1.1绝密级档案除公司领导批准外一般不能查阅。

经公司领导批准，借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。 3.1.2机密级档案须总经理或其授权人员批准方可借阅或复制。

3.1.3秘密级档案和非密级档案由一级部门主管批准方可借阅或复制。 3.1.4所有合同档案的借阅或复制除一级部门主管签字外还须总经理或总经理授权人员批准。

3.2档案借阅与归还程序 3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》。 3.2.2按审批权限报领导审批。

3.2.3借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案室或本部门档案员 处借阅，并在《档案资料借阅登记表》登记、签字。档案管理员同时将借阅情况输入电脑中，并将《档案借阅申请表》存入档案所在的卷盒中。

3.2.4借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查， 确认无误后在《档案资料借阅登记表》和电脑中注销，同时将《档案借阅申请表》从卷盒中抽出。《档案借阅申请表》要按月装订，保存一年后销毁。

3.3档案复制管理 3.3.1借阅人员需复制档案应事先在《档案借阅登记表》上注明，并呈领导审批。 3.3.2档案复制由借阅人员持经批准的《档案借阅登记表》到有关复印员处复印。

3.3.3密级档案未经相应审批人员批准，复印员一律不得进行复印。 3.4人员的要求 3.4.1严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。

3.4.2对所借的档案要精心保管，不得丢失，不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。 3.4.3档案借阅时间不得超过10天。

确因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续。 3.4.4出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室 。

3.4.5因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。4 声像档案的存档要求及保管制度 4.1对于声像档案的存档要求 4.1.1归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案。

4.1.2归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。 4.1.3归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。

4.1.4归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。 4.1.5归档的照片入库后，照相费用方可报销。

4.1.6归档的录音带，录像带必须注明每盘带内录入的内容。 4.1.7归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。

4.2声像档案的保管制度 4.2.1按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。 4.2。

4.档案室如何编写档案立卷说明

根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。

一、领导班子及内设机构人员情况1、行政领导2、内设机构及人员二、主要工作情况（职责）三、案卷整理情况立卷的原则：根据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。立卷的方法：根据上述原则，分别采取不同的方法进行立卷。

1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。

4、声像档案：按问题立卷。5、实物档案：按类别立卷。

如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。

2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。五、案卷数量本年度形成文书档案 盒 件，其中永久 盒 件，定期30年 盒 件，定期10年 盒 件。

六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。

5.档案室如何编写档案立卷说明

根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。

一、领导班子及内设机构人员情况1、行政领导2、内设机构及人员二、主要工作情况（职责）三、案卷整理情况立卷的原则：根据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。立卷的方法：根据上述原则，分别采取不同的方法进行立卷。

1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。

4、声像档案：按问题立卷。5、实物档案：按类别立卷。

如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。

2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。五、案卷数量本年度形成文书档案 盒 件，其中永久 盒 件，定期30年 盒 件，定期10年 盒 件。

六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。

6.如何整理文书档案

用新方法整理文书档案 文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式，档案始终不能背离利用，整理，保护的原则， 种方式能取得更好的效果，就应该选择哪种方式来进行管理. 传统的文书立卷方法（即案卷级立卷方法）是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初，前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令，为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验，也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下，采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的，但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理，它在分类组卷， 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难，业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案，国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" （DA/T22-2000），中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"（ZKY/B002-4-2006），在这些规定中，明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律，以"件"为单位进行整理. 我所从2003年开始用新方法整理文书档案，下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程，与大家探讨交流一下. 文书档案经过立卷部门初步立卷后，于次年的六月前移交到综合档案室. 文书档案自实行 规则后，必须重新制定档号，我所档号构成如下： 档号=档案代号+年度+保管期限+（分类号+顺序号） 举例： 一，分类调卷 我所文书档案的分类方案是按问题分类，即综合管理类，综合统计类，规章制度类，党群纪检类，人事教育类，科研管理类，外事管理类，技条基建后勤管理类，安全保密类，公司管理类十大类，能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类，这样产生的后果是如果部门进行调整，工作性质有交叉后，不利于档案分类的连续性. 将兼职档案员所立案卷认真检查，按分类方案比对调整后，再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整. 二，装订 一般按一份文件为一件进行装订，批复和请示可装订为一件，若太厚也可分为两件，同样，正文和附件，正本与草稿，来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处，若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后，不必改动前面的档号. 在装订方式上，可用不锈钢订书钉装订，若过厚，才采用三针法线装. 三，加盖档号章，编页码 在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章，填写其中内容，内容包括全宗号，年度，室编件号，机构或问题（分类号），保管期限，馆编件号六项，这里着重是室编件号的填写，室编件号一定要从不同分类，不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号，比如永久保管综合管理类档案有10件，那么就从"001"编至 "010"，长期保管综合管理类有档案10件，那么又从"001"编至"010"，这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入，而不影响前后其它档案的档案号. 逐件从"1"编页码. 四，录入 将文件目录以"件"的方式录入计算机，以便查询. 五，档案盒 根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒，原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内，但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内，在盒脊处"机构（问题）"栏处相应地标明多个分类号. 六，备考表 将备考表填写好后放入每盒的最后页. 经过上述五个步骤，一年的文书档案就整理完毕了，显而易见，新方法整理档案有如下优点： 1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底，拟写50字以内的案卷标题，用线装订的时间，档案整理的效率提高了. 2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案，而不必因为利用一件而借出一卷，利于档案的保密. 3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底，而且可以多个分类档案放入同一卷盒中，这样充分利用了档案盒的空间，进而节约了档案室的保存空间，随着日后档案的增加，这一优势会更加明显. 4.容易调卷.分类错误或档案进馆时，档案存在调卷的问题，案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦，而且容易破坏档案，而调整件盒级组卷时，就只须改变一下排列件号，相对容易了许多. 5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询，更为快捷直观. 缺点：新方法要求将档号章直接盖在档案上，这个做法我认为有些不妥，值得探讨！ 参考文献： ⑴ 邢培华，孟宪霞.《试析我国的档案创新》， /ReadNews.asp NewsID=425 W2005・永久-0201 顺序号，表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件 分类号，表示综合统计类 保管期限 2005年度 文书档案代号。

7.如何开展档案归档整理情况自查自检

根据《全国地名档案管理办法》及《福建省档案管理考核办法》，按照县档案局《关于做好2007年度全县档案管理考核和检查工作的通知》要求的内容，我们迅速组织人员，开展了档案自查工作，现将自查情况报告如下：

一、领导重视。单位领导对地名档案工作的整理和保管非常重视，切实将档案工作作为一项重要内容纳入本单位的工作计划和领导的议事日程。

二、建立了档案工作机构。我们有专门的地名档案室，配置了铁制档案柜，还专门配备了档案工作人员，在经费十分紧张的情况下，购置了微机，实现了地名档案的信息化管理。

三、2006年度归档文件整理情况。我们把2006年度有关地名的文件、资料等有价值的材料整理后，根据档案局的要求，做到严谨、细致地对待每一份材料，按照分类、排列、编号、编目、装盒等工序，进行分类整理，使档案资料达到分类科学，排列有序，编号统一，目录规范的标准。2006年度共收集保管各类文书档案30件。其中：永久性文件6件，长期性文件9件，短期性文件15件。

四、2001年至2006年归档目录微机录入情况。从2001年开始，档案局要求归档文件目录全部录入微机处理。目录包括全宗名称、年度、保管期限及各类文件的件号、责任者、文号、题名、日期等内容。我们按照要求，将长期、短期、永久性文件目录全都录入了微机。2001年至2006年共录入文书档案142件。其中永久性文件22件，长期性文件76件，短期性文件44件。

五、档案的安全保管。我们有一间专用的地名档案室，铁制档案柜25余节，用来保管各类地名档案。我们尽量改善硬件设施，为档案室配置了微机、温湿度计、吸尘器、防火器、樟脑球等设备，基本达到了防火、防虫、防光等要求。为使地名档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，我们建立健全和完善了档案管理的一整套制度，同时建立了各种检索体系，编制了卷内目录、案卷目录等档案目录。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制e799bee5baa6e997aee7ad94e59b9ee7ad9431333361303662度、借阅制度、鉴定及消毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

经过自查，我们的地名档案管理基本达到了档案管理要求，但也存在不少问题，比如档案库房没有安装防盗门与监控系统，存在着一定的安全隐患等。我们针对自查中存在的这些问题，会尽力采取一些整改措施，使我县的地名档案管理逐步走向科学化、规范化。

8.文书档案如何整理与编目

文书档案整理与编目方法如下： 档案整理的基本方法有两种： 1、以案卷为单位整理。

以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。 2、以件为单位整理。

以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

二、文书材料的整理 文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 （一）以案卷为单位整理 以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类 按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开： （1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。 （2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。

2、组合（卷） 组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。 3、编目 （1）卷内文书材料排列 卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）编页号与盖档号章 卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。

整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。

档号章的式样如图2所示。填写方法是： 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

目录号：对每一本案卷目录的编号。 案卷号：对每一个案卷所的编号。

件号：对案卷中每一份文书材料的编号。