专业展览会的招展函怎么？专业展览会的招展函怎么写

（一）会展招展函的内容 招展函主要包括以下内容： 1.会展的基本内容。

（1）会展名称。 会展名称一般放在会展招展函封面最醒目的位置，会展的名称一般用较大字体着重表示。

如果会展是国际性的，会展的名称还包括其英文名称。 （2）会展的举办时间和地点。

会展的举办时间和地点一般放在会展招展函的封面。举办时间也可以放在招展函的内页，只不过放在封面的举办时间是会展的正式展览时间；放在内页的举办时间往往还包括会展的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。

举办地点需要介绍会展场馆所在的城市位置、场馆容量、配套设施和周边环境等。 （3）办展机构。

办展机构包括会展的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括会展的批准机构。它们通常被放在会展招展函的封面。

（4）办展起因和办展目标。 简要说明举办该会展的原因和将要达到的目标，如果是已经连续举办多次的会展，那么对往届会展的回顾将是十分必要的。

（5）会展特色。 用简洁的语言概括会展的特色，以易于传播为撰写标准。

（6）展品范围。 详细地列明会展的展品范围，有时候还包括会展的展区划分，供参展商做参展决策时参考。

（7）价格。 列明会展的各种价格，包括空地价格、标准展位价格、室外场地价格等。

对于标准展位，一般还要对其基本配置做出详细说明。 2.市场状况介绍。

（1）行业状况。 结合会展的定位，对会展展览题材所在行业的状况作简要介绍。

（2）市场状况。 根据会展的定位和市场辐射范围的大小，简要介绍该区域的市场状况。

3.会展招商和宣传推广计划。 （1）招商计划。

简要介绍会展计划邀请专业观众的办法、范围和渠道。如果会展已经连续举办多次，那么，对往届会展到会观众的回顾分析将是十分必要的。

（2）宣传推广计划。 介绍会展宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及会展计划如何扩大其影响的措施等。

会展宣传推广计划是参展商较关注的项目，需要详细列明。 （3）相关活动。

简要介绍会展期间将要举办的相关活动，以及各种活动的举办时间和地点、参展商参加活动的联系方法等。会展相关活动既有对会展的宣传和辅助作用，也有对参展商的宣传和展示作用，有些参展商因此而乐意参展。

（4）服务项目。 招展函要明确告诉目标参展商，如果他们参展将能从会展中获得怎样的服务，这些服务包括会展为他们提供的各种有偿服务和无偿服务。

4.参展办法。 （1）参展手续。

简要说明参展需要办理的手续。 （2）付款方式。

列明会展的开户银行、开户名称和账号、收款单位名称、参展商参展的付款办法、应付定金的数量和付款时间等。 （3）参展申请表。

预留参展商参展申请表，一旦目标参展商计划参展，他们可以直接填写该表并传真或快递到办展机构预订展位。 （4）联系办法。

列明办展机构的联系地址、电话、传真、网址和e-mail等信息。 （5）各种图片、图案。

招展函还应有一些图片和图案，如展馆平面图和以往会展的现场照片等。这些图片既可以对会展相关情况作进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。

（二）会展招展函的写作规范 因会展招展函内容比较繁杂，所以在编制招展函时要对其内容、图片和版面做仔细的规划和安排，使招展函在会展招展的过程中发挥其应有的作用。 1.内容准确。

招展函很多时候是参展商了解会展的第一手资料，也是他们最后做出参展决策的重要参考资料，在会展与其目标参展商进行沟通和联系时起着重要的作用。 因此，招展函所包括的内容一定要全面、准确。

2.简单实用。 招展函的内容要实用，与会展招展无关的内容尽量不要写入招展函。

3.美观大方。 招展函的版式安排、文字图片等的布局要美观大方，字体要适合人们的阅读习惯。

4.便于传递。 由于招展函一般要通过邮寄或招展工作人员携带而传递到目标参展商手中，因此，招展函的制作样式要便于邮寄和携带。

什么是会展招商 招展

开发、生产！ 招展是承办单位招徕参展企业来参展，从而实现从主办单位到参展企业的价值传递的过程， 招商一般是赞助、或者做广告资源互换之类的、或者电话、邮件。

这就是两者的概念和区别。 招展和招商都是展览行业的两个重要的组成部分、销售、服务的观众，以及目标参展商的潜在客户）来参观展览的过程。

给你举个例子，让别人花钱来投资这个的过程就叫招商，是展览会发展的两翼，通过政府关系、行业协会组团参加 招展是找参展商 把划分好的展位一个一个得卖出去让别人花钱来参展，二者相互吸引，相互影响，缺一不可。 至于招展招商的途径有很多。

有些公司需要参展来推销自己的产品等等，会展招商给这些公司提供平台，收取一定的展位费用。 招商是承办单位招徕专业观众（指从事专业性展览会上所展示产品的设计，一般的展览会议 都会有门票 有的公司或单位就会跟主办方钱争取在门票上显示自己公司的相关信息。

展会招展的详细过程有哪些

一、 计划立项

1、 工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。

(1)包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查

对行业而言项目的利润增长点是否够大

地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。

时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。

同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。

(2)实施的具体方案

(3)宣传费用计划表

A、广告时间段的投入

以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体]

B、广告投放的形式

户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）

杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）

2、 寻找主办单位。

(1)主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等

(2)合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。

3、申请各种批文

4、场地联系

以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会，主要是引起百姓关注的；而国际会展中心主要进行专业性的展会.

5、联系宣传媒体

(1) 对象：专业媒体和大众媒体

(2) 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。

6、制作邀请函（已经附）

7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、 实施招展

1、 招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

2、 招展的步骤：

(1)发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）

(2)跟踪拜访（找准负责人）

A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；

针对第一种客户：

问清客户需求

要求进一步促成购买

愉快地答应客户的

针对第二种客户：

了解客户拒绝的原因

为面谈作好准备

二次面谈

向客户推荐下一届展览会

要求客户介绍其它客户

保持关系，待以后联系

针对第三种客户：

问清客户需求和异议

进行第二次拜访

消除顾客顾虑

3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、 实施招商

(1) 在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商

(2) 通过媒体可以间接招来一些参观商

(3) 主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。

(4) 组办单位为展会提供的工作

四、 相关活动

展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、 展会现场

(1) 布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等

(2) 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、 展会后的控制工作

包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作

如何做好招展招商工作

对于展会而言，展商满意了、观众满意了，主承办单位也满意了，才能说成功了。

展会是否成功，其中招展招商工作至关重要。那么，应该如何看待招展招商工作？近日，义乌中国小商品城展览有限公司总经理郑向军在北京举办的一个论坛上指出，开展招展和招商工作要有前提条件，招展和招商是相互影响、相互作用的，他还特别强调说招展和招商做的不是销售，而是营销。

招展和招商应相互影响、相互作用。郑向军认为，招展成功了招商也就成功了，招商成功了又反过来促进招展的成功。

他觉得，招展招商是否成功需要考核两大指标：展商和观众。一是，展会有没有足够的参展企业群、有没有足够的同类产品供专业观众挑选。

比方说，对于采购杯子的专业观众，展会上有没有足够的杯子生产企业供他挑选，如果一个采购商特别是一些境外的采购商，他不远万里赶来参观展会，想采购杯子，而只看到一两家卖杯子企业的话，那他会对该展会很失望，或许下届展会再也不参加了。二是，展会有没有足够的观众，有没有足够的对某行业有采购意向的观众，都是展会参展商所关注和关心的。

可以说，招展和招商工作追求的是买家和卖家都满意。 招展招商做的不是销售，而是营销。

对于展会的承办单位或主办单位来说，即便单位的全部工作人员都是推销员，也不可能一家一家地把所有参展的客商都招来。其实，招展招商工作做的应该是营销工作，如对展会进行市场定位、分析展商和观众群体、推广展会品牌等，树立展会形象，以便提高展会的知名度和认知度。

电话招商是展览工作开始的第一步，是展会发达国家的一部分。组展就如同销售人员将一种有价值的产品推荐给顾客使用一样，需要事前妥善规划，沟通过程中抓牢企业心理，达到意向后及时追踪服务，这样才能取得好的效益。

事前规划和准备 1.确定目标企业名单。 根据展示的目标和任务、展览会的性质确定目标企业，收集潜在的企业名单。

首先从过去参加过展览的企业中寻找是否有相关服务与商品展览的企业，再从这些企业中找出与他们业务相关的厂商。有些企业的分支组织或与企业有业务关系的公司也可能对这些特定对象的展览有兴趣，同时留意有些常在媒体中登广告的厂商，这些也是潜在的企业客户。

2.熟悉产品和服务、准备好相应文件。 一个招展人员一定要了解自己展会的优点和缺点，知道目前市场中同类展会的状况，知道自己处于什么样的地位，在市场中的地位和在企业心目中的地位是什么样的，知道自己如何去弥补和提升自己展会的美誉度，知道在各企业沟通中能提炼哪些内容可以吸引企业。

然后准备出沟通过程中可能用到的文件。