一、什么是会议接待方案

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1.接待对象和接待缘由：会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.会议接待方针：接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.会议接待规格：包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.会议接待内容：包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.会议接待日程：写明各项接待活动的日程安排。

6.会议接待责任：写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.会议接待经费：写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

（三）会议接待方案的结构和写法

1.标题：由会议活动名称+“接待方案”组成。

2.主送机关：接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3.正文：逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4.落款：署提交接待方案的部门名称。如果文案是由具体承办人员拟写的，由拟写人员具名。

5.成文时间：写明提交的具体日期。

二、会议接待方案

接待方案 一、接受任务 任务通常通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。

二、掌握信息 了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。 三、拟定接待方案 根据客人来校目的、活动时间和领导要求等拟订接待方案。

接待方案一般由日程安排和食宿行安排两部分组成，日程安排包括活动时间、活动地点、活动内容、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行安排包括客人姓名、性别、民族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。 在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。

四、方案送审 将制定好的接待草案分送各接待主管领导及相关领导审阅、修改、定稿。 五、制作接待手册 重要接待任务，要在制定接待方案的基础上，印制接待手册。

手册中除接待方案中包括内容外，应增加鹤岗市情、参观考察点简介、行进路线和工作人员通讯方式等内容。 六、安排落实任务 接待方案确定后，利用协调会等形式及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。

同时，通知有关单位配合，依情况共同做好以下接待准备工作。 （一）交通方面：落实前导、后卫车辆，收费站放行，车辆安检、卫生消毒及车辆编号标签制作（大型团），沿途道路保洁、亮化（夜间）、喷泉开放，订购返程车票等事宜。

（二）驻地方面：做好保卫和信访接待工作，；通知驻地宾馆根据需要做好以下工作：1、通道畅通。2、楼体亮化。

3、欢迎条幅悬挂。4、安排迎宾员。

5、安排专用电梯。6、准备行李车。

7、检查客房水、电、空调、有线电视、电话（是否需要加密）、卫生间设施及有无异味。 8、客房内报纸、鲜花、果盘、香烟、饮品、浴品、生活用品（托鞋、枕头）配备。

9、客房空调提前开放，确保温度适宜。10、客房门提前打开，准备好房卡。

（三）用餐方面：通知就餐地点客人民族、饮食习惯、就餐人数、用餐标准，并提前确定菜谱送主管领导审定。 餐厅空调提前开放，根据需要摆放餐牌、菜牌，掌握好上菜时间，做好餐间服务。

（四）会议方面：根据参加人员数量或会议形式安排适当的会议室，告知会议承办方做好会标悬挂、参会人员指示板、会议室鲜花、果盘、香烟、饮品、手巾帕、话筒等准备工作；会议室空调提前开放；提前做好名牌摆放、材料袋（笔、本）分装等工作；做好会间服务工作。 七、迎接 一般应根据客人身份、职务、来我校的等综合因素考虑由相应领导、部门领导或职务相应人员迎接。

接待工作人员应准确了解客人所乘交通工具的车次、路线及抵达时间。迎接前再次提醒参加领导、有关人员迎接时间、地点、方式。

根据天气情况准备好雨具、雨靴、棉大衣等防护用品，适时发放接待手册。 八、参观考察 工作参观考察由对口业务部门负责安排，接待人员具体负责做好相关衔接工作。

重点应放在安排旅游景点参观活动方面，根据需要提前准备凉帽、雨具、毛巾、饮品、应季药品等，活动中根据项目安排提醒客人注意事项，活动结束时组织乘车、清点人数，及时与驻地工作人员联系告知进入驻地大体时间。 九、送行 客人离开，应根据需要安排送行。

送行地点可以视情灵活作出安排，既可以到车站、收费站、两市交界处，也可在客人驻地送别。送别前再次提醒参加领导、有关人员送行时间、地点、方式，为客 人准备行程中用品。

十、总结 一批任务结束后，应根据任务的重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，确认核实接待费用，并认真总结经验。 。

三、会议接待礼仪中如何制订接待方案

接待一般客人可直接由企业办公室、公关部或接待科按工作惯例直接制订出 接待方案并组织实施。

而重要的客人、高级团组的接待工作，应由企业一位领导亲 自主持召开接待筹备会。根据企业的实际情况、客人的意图要求制订出详细、切合 实际的接待方案。

接待方案应包括： ① 介绍客人的基本情况。 每个接待人员都要熟悉情况。

② 确定接待工作的组织人员和分工。一般应确定一名主管领导全权负责，1〜 2名的主陪接待人员，其他工作也具体落实到个人，并明确工作的要求。

③ 食宿安排。食宿和房间的安排方面，应考虑接待工作以及客人生活、工作、旅游的方便，房间的安排要与客人的身份相符合。

伙食标准和用餐形式尽量尊重 大多数人的习惯。 ④ 交通工具。

按照活动计划安排好车辆。 ⑤ 费用支出情况。

费用预算应本着实效、节约的原则。 ⑥ 日程安排。

接待方案一旦制订，一定要及时上报企业领导审批。接待计划应该得到上级 或主管经理人员的批准，告之来访者让其心中有数。

四、展会期间,会务接待的具体流程及礼仪

一、流程一：筹备工作 1、确定接待规格 会议规模是由主持单位领导决定。

一般来说，企业内部的一般工作性会议讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持的会议，因为邀请各企业的代表参加，所以接待工作要求比较规范。

通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作，成立一个会务组，专门研究布置会议接待接待的有关工作。 2、发放会议通知 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。 会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

3、会场的选择 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。

会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。 第二：地点要合理。

历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。

否则，可能会造成损失。 第四：要有停车场。

现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

4.会场的布置 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 5、会议资料的准备 现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、名册、会议议程、黑板、白板、笔等。 6、接待人员提前入场 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。 ①签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。 ②引座。

签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。 ③接待。

与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。 二、流程二：会议接待 1、陪车引导 客人抵达后，乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。 中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。 当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。

单行行进时，引导者应走在前，来宾走在其后，起到带路的作用。 2、陪同客人行进的位次 首先要把墙让给客人，让客人在右边；陪同引导的标准位置是在客人的左侧前方1米到1.5米左右。

如果客人认路，客人应走在前方。 3、上下楼梯时 一般情况下，女士先行，但是当女士穿短裙时则男士要走在前边。

4、国际展会时 国际惯例，排列顺序时按照拉丁字母排序，联合国开会则是每次抽一个字母排在前面。 三、接待礼仪一： 1、例行服务 会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。

对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。

2、餐饮安排 举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。

会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。

如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。 3、现场记录 凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。

可单用某一种，也可交叉。

五、会议接待前如何筹备呢

会前的筹备方法： （1） 根据会议规模，确定接待规格 会议规模是由主持单位领导决定，因此负责会议接待的负责人需事先请示、确定接待规格。

① 企业内部的一般工作性会议讲究效率，可以不拘形式。如果请上级领导到场，比如召开 表彰会，庆祝大会，出于对上级的尊重和对外宣传的需要，在形式上可以搞的隆重些。

② 对于上级单位主办企业承办的会议，接待工作的要求应比较规范。通常是由企业的一位 主要领导直接负责，成立会务组，专门研究布置会议接待的有关工作。

（2） 发放会议通知，安排会议日程 ① 会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等 所使用的应用文。 会议通知的内容包括，召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会 议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等。

通知后面要附回执，通过回执可以确定受邀请的 人是否参加会议，是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾 馆的路线图。

② 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依 据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。 会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，也可以从网上发送。

这样可以使对方有充足 的时间把会议回执寄回来。 （3） 选择会场 会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。

① 大小要适中。 会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小， 人数过多，挤在一起，显得小气，影响会议效果。

② 地点要合理。 临时召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。

超过一天 的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。 ③ 附属设施要齐全。

会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，保证会议顺 利进行。

六、接待工作的工作方案

据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作，根据会议规模，确定接待规格，发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

也会根据不同的情况而做出选择。

七、接待方案怎么写

一般来说，接待方案是为做好一次接待活动或做好一次接待任务提前进行周密的安排部署或叫精心准备，确保接待工作圆满顺利完成。

简单说可以分为几个方面：标题可以直接“接待方案”或“——接待方案”，正文开头写明接待的对象，如：某某单位、某某领导、某某团体等等，并写明来由，如：视察、参观、会议等等。之后分为几项：日程安排，写明具体时间安排和活动安排；工作准备，准备车辆等交通工具、会议室或参观点等地点、介绍人或说明人、图纸或材料等等；任务分工，将各项任务落实到人头，分工明确，严格要求，确保接待任务圆满完成。

个别的方案要结合接待实际准备一些纪念品、举行什么仪式等，总之，要结合实际，区别对待，事无巨细，周密安排。

八、如何做好会议接待

会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。

会前工作 是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下： 1、会议筹办方与主办者洽谈。 2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。 5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

会中工作是会议接待的关键环节，也是体现一个会议公司接待水平的重要部分。该环节服务内容繁多，事情琐碎，但却是整个会议接待中亮点最多的部分，与会者对会议公司的服务水平及态度将有切身的感受。其主要服务内容如下： 1、接机，入住酒店安排 2、会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作，如送机。

可以不？

九、如何做一个小型会议策划方案

根据会议的级别和具体情况不同，首先要做好会议主题的择定，再根据不同的会议模式，做好会议议程的安排。

针对中小型会议，31会议网教您如何做好会议策划。 1、会议接待 找一家拥有丰富的会务接待经验和专业的会务公司，他们可以提供各种类型的会议服务咨询，可以根据您的会议目的、日期、房、餐标准，人数、出发地、财务预算及其他各种的特殊项目要求制作一项属于您的会务策划，为您提供所需了解的会议主办地的有关情况。

2、会议场地布置 根据会议的人数和目的，找到合适场地布置方式。您可以选择室内、室外、课桌式、宴会式、剧院式、长桌式、U形式、圆形式、回形式、椭圆形式等各种台形布置。

也可以让会务公司根据您要求的效果来设计特别的台形，并为您的会议场地增加横幅、广告画、产品展式柜、鲜花和天鹅绒的桌布，再放上矿泉水和润喉糖，让您的会场更显尊贵。 3、会务设备 一般性的会议设备有：主席台、演讲台、无线（有线）麦克、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等，高等级的会议将根据要求提供专业舞台、音响扩音系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等。

4、广告产品设计与制作 安排设计会议产品展示，印刷邀请函和胸卡会议主题或产品介绍书。 5、会后总结 为使会议有一个更圆满的效果，要花功夫整理会务资料，统计客户名单、地址、整理归档客户反馈意见、总结会议意见，安排客户返回等。